La mia esperienza con la tecnica 80/20 per migliorare la produttività

La mia esperienza con la tecnica 80/20 per migliorare la produttività

In questo articolo voglio condividere con voi uno dei tecniche di produttività e gestione agile che più mi hanno aiutato nella mia carriera professionale e nella mia vita personale. è circa la tecnica 80/20; reso popolare da Tim Ferriss nel suo best seller “The 4-Hour Workday”. Molti di voi potrebbero già conoscerlo e lo stanno applicando, in tal caso congratulazioni. Per il resto che non lo applicano o che ancora non lo conoscono, questo articolo è indirizzato.

Onestamente, la produttività non era mai stata una delle mie maggiori preoccupazioni fino a tre anni fa, quando me ne sono reso conto lavorava più di 13 ore al giorno. Sapevo che questo ritmo non poteva essere buono per la mia salute mentale, né per la mia salute fisica. E il fatto è che da un lato avevo il mio lavoro come responsabile del marketing, che mi richiedeva non meno di 9 ore al giorno, la mia società di creazione di contenuti che significava altre 2 ore e altri progetti come le lezioni all’ Tektanko il tutoraggio di imprenditori che completato la mia giornata lavorativa di 13 ore. Solo durante la settimana lavoravo già più di 65 ore, inutile dire che nei fine settimana ne mangiavo anche poche.

Quando ho visto per la prima volta il libro di Tim Ferriss 4 ore di giornata lavorativa Ho pensato: “Guarda questo ragazzo: lavora tre volte meno di me e deve fare -almeno- tre volte meglio!” Ho deciso di acquistarlo, l’ho letto in tre giorni e la mia conclusione è stata questa: “Devo applicare subito la tecnica 80/20”. Non voglio che questo articolo sembri propaganda per il libro, quindi devo dire che, a parte questa tecnica, il libro mi è sembrato un po’ debole, con troppa paglia e poca chicha.

E dopo questa introduzione, mettiamoci al lavoro…

Il principio 80/20

In tutto il suo libro, Tim Ferriss parla del principio 80/20, un principio che dice che dedichiamo l’80% del nostro tempo a compiti che ci portano solo il 20% dei nostri profitti o quello che è lo stesso, quindi da soli dedichiamo il 20% del nostro tempo a compiti che ci portano l’80% dei nostri profitti.

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La verità è che queste percentuali sono un po’ tirate fuori dalla sua manica poiché non fornisce alcun tipo di studio che le supporti, ma sono cifre ricavate dalla sua esperienza personale e da una strana applicazione del principio di Pareto. Ma ehi, questo è un altro argomento…

Il punto è che aveva ragione Tim Ferris: non so quale percentuale, ma è vero che ho passato molte ore a lavorare su compiti che non erano proprio oggettivi o che non mi davano valore in base allo sforzo. Sono anche sicuro che anche tu, indipendentemente dalla percentuale, stai perdendo molto tempo in attività che ti portano pochi risultati. Ora sei cieco e forse non lo vedi, è una cecità causata dal vortice di compiti che hai intorno a te.

È tempo di concentrarsi su ciò che conta davvero, è tempo di applicare la tecnica 80/20.

Applicazione della tecnica 80/20 per la gestione agile

Anche se ho letto il libro in tre giorni, mi ci sono voluti diversi mesi per applicare la tecnica 80/20. Come mai? Perché quando si ha un ritmo di lavoro frenetico è difficile trovare il tempo per pensare, analizzare e mettere in ordine le proprie idee. Forse suona come qualcosa…

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Eliminare e delegare compiti

La mia prima raccomandazione è di riservare un’intera giornata per applicare questa tecnica. Se provi a pensarci mentre fai mille altre cose… non funzionerà. Quello che ho fatto è stato prendere un foglio di calcolo in cui ho creato tre colonne. La prima colonna sarebbe a elenco di compitila seconda colonna a elenco delle ore settimanali dedicate a ciascuno di essi e la terza colonna quanto fossero importanti questi compiti per raggiungere i miei obiettivi. Ho stabilito tre livelli di rilevanza: minimo, medio e massimo.

Questo è un esempio: scrivere articoli per i miei blog, 7 ore a settimana, rilevanza minima.

Questa attività si riferisce alla scrittura di articoli per alcuni dei miei blog, ad esempio supercurioso.com o happytraveller.com. Ho scritto articoli per questi blog perché mi piace scrivere e mi piace l’argomento, ma inconsciamente mi ero creato l’obbligo di scrivere costantemente per loro, cosa che ha preso molto del mio tempo. Anche questa attività a sua volta non ha aggiunto molto valore al blog, poiché c’erano altri scrittori freelance che si occupavano della scrittura e potevano farlo anche meglio di me. La mia prima misurazione: smetti di scrivere per obbligo, fallo solo quando ne ho davvero voglia e ho avuto tempo e delega tutta la scrittura ai liberi professionisti. Il risultato: Avevo appena ridotto la mia settimana lavorativa di 7 ore… ero sulla strada giusta.

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Allo stesso modo, ho trovato molti altri compiti in cui il mio lavoro aveva una rilevanza minima o media. In questi casi avevo due opzioni; delegare o eliminare

  • Delegare: tutti i compiti che dovevano essere fatti sì o sì ma in cui il mio lavoro non forniva valore aggiunto. (Questo è il caso della scrittura di articoli).
  • Liberarsi di: tutti i compiti che non avevano senso, né io né altre persone che li svolgiamo, compiti che ti prendono tempo, ti stancano e possono persino frustrarti senza darti un risultato che giustifichi un prezzo così alto. Questi compiti tossici sono stati cancellati ed eliminati dalla mia routine.

Ma non voglio fuorviarvi, questo esercizio di definizione delle priorità delle attività non è affatto facile. Quando ho dovuto assegnare rilevanza a ciascuno dei compiti, mi sono ritrovato a sopravvalutarli costantemente; Mi sembrava tutto un lavoro molto importante. Dobbiamo essere molto severi in questa fase e se necessario possiamo richiedere l’aiuto di una persona che possa supervisionare questo incarico da un punto di vista esterno (un collaboratore per esempio).

La seconda parte del processo è consistita nel seguire le regole che avevo segnato sulla mia tabella di marcia: non avrei svolto i compiti che non dovevo rifare e avrei delegato tutti quelli che era conveniente delegare. Questo processo mi ha richiesto diverse settimane, in primo luogo perché mi sono ritrovato costantemente a svolgere compiti che non avrei dovuto svolgere solo per l’inerzia di averlo fatto fino ad ora e, in secondo luogo, perché per delegare devi sempre passare del tempo a trasferire conoscenze e processi. Ad ogni modo, una volta completato questo processo, mi sono ritrovato felicemente più libero. Ma il mio lavoro non è finito qui…

Selezione e potenziamento dei compiti

Ora che avevo più tempo, era ora di concentrare tutta la mia attenzione su quei compiti che mi davano “l’80%” dei miei profitti. Cioè, quei compiti che in una percentuale o nell’altra mi hanno dato il massimo valore in tutte le aree del mio lavoro.

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Dato che avevo già realizzato il foglio di calcolo, dovevo solo selezionare quei compiti a cui avevo dato la massima rilevanza ma su cui, a loro volta, ho dedicato poco tempo.

Ad esempio: contattare gli inserzionisti, 1 ora alla settimana, pertinenza massima.

Poiché di solito gli inserzionisti venivano alla mia porta, non passavo molto tempo a cercare nuovi inserzionisti. Naturalmente, se la mia azienda vive di pubblicità, dovrebbe promuovere molto di più gli accordi con gli inserzionisti? Bene, questo è quello che ho iniziato a fare; tutto il tempo che dedicava a compiti superficiali come scrivere articoli, ora lo dedicava a compiti molto importanti come trovare inserzionisti. Il risultato: profitti moltiplicati.

Quello che molte persone (incluso il mio io passato) non capiscono è che il punto non è essere occupati, ma essere impegnati con quei compiti che sono davvero importanti.

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Conclusione dopo aver utilizzato la tecnica 80/20

Questa tecnica mi ha aiutato molto a dare priorità ai miei compiti e sono sicuro che può aiutare anche molte persone a farlo. I problemi principali che troviamo nell’applicarlo sono la mancanza di tempo e la difficoltà di delegare o eliminare compiti a cui eravamo abituati. In ogni caso, se lo prendi sul serio e lo applichi alla tua routine, vedrai che i risultati sono magnifici.

L’80/20 è una delle tecniche di produttività che più mi hanno aiutato. ha funzionato, comunque, se vuoi conoscere altre 13 tecniche davvero efficaci, ti consiglio di scaricare gratuitamente l’ebook che ho scritto su questo argomento: “Super-produttività in azienda”. In esso parlo di alcune delle tecniche di maggior impatto che persone come Mark Zuckerberg o Richard Branson sviluppano quotidianamente per rimanere produttivi.
Infine, ti invito a partecipare rispondendo in questo articolo con le tecniche di produttività che funzionano meglio per te.

Molte aziende utilizzano metodologie agili per gestire al meglio le proprie risorse e il capitale umano, un buon esempio è Zara. Se vuoi scoprire come applicare queste tecniche, scopri il nostro Master in Lean Startup e Agile Product Development.

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