Come migliorare la gestione del tempo al lavoro: suggerimenti e trucchi per l'ottimizzazione delle risorse

Come migliorare la gestione del tempo al lavoro: suggerimenti e trucchi per l’ottimizzazione delle risorse

“Non ho tempo”. Abbiamo tutti sentito questa espressione ricorrente. Tuttavia, non dovremmo parlare di scarsità di tempo ma di scarsa pianificazione. Abbiamo tutti gli stessi 7 giorni alla settimana con 24 ore ciascuno e la sua corretta amministrazione dipende esclusivamente da noi. Prossimo, Ti insegniamo come migliorare la gestione del tempo al lavoro. Ti mancherà?

La gestione del tempo è essenziale in una società in cui viviamo sovraccarica di compiti e distrazioni, informalmente nota come “ladri di tempo” A livello personale, una corretta gestione del tempo è fondamentale per mantenere un’adeguata qualità della vita: una cattiva gestione del tempo può causare stress, ansia e caos.

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Raccomandazioni per migliorare la gestione del tempo sul lavoro

1. Usa un’agenda

L’uso delle agende è fondamentale, sia in formato digitale che fisico, l’importante è che tu ne abbia una per organizza le tue attività e pianifica le scadenze di consegna o di esecuzione. Dobbiamo averlo sempre a disposizione per annotare i nostri impegni e poterlo rivedere regolarmente per ricordarli. No va sempre bene abusare della memoria.

2. Dividi il tuo tempo in blocchi

Un’altra raccomandazione che può generare un cambiamento nella gestione del tempo è dividere la giornata lavorativa in blocchi, Può essere per tema, per difficoltà o per priorità. Se, ad esempio, abbiamo compiti complessi, l’ideale è suddividerli in compiti più piccoli. Ad esempio, la metodologia Scrum consente di affrontare progetti complessi scomponendo il progetto in piccoli compiti e ottimizzando tempo, risorse finanziarie e di organizzazione del team.

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3. Stabilisci obiettivi giornalieri

D’altra parte, si consiglia vivamente di ricorrere alla strategia di fissare obiettivi giornalieri. Oltre a suddividere il proprio tempo in blocchi, ricorrere a questa strategia è una buona opzione per poter svolgere correttamente lavori brevi. Dobbiamo porci obiettivi ambiziosi ma anche realistici e raggiungibili per essere in grado di motivarci e stimolarci.

4. Dai priorità alle tue attività

Ricorda che non tutte le attività hanno la stessa importanza, quindi iniziare con quelle che sono priorità, ciò che non è importante può aspettare. Inoltre, dobbiamo sapere qual è il nostro ore di prestazioni migliori, in cui siamo più concentrati. Cercheremo di svolgere i compiti prioritari in questi tempi per svolgerli nel modo più efficiente possibile. Svolgeremo sempre compiti non prioritari nelle nostre fasce orarie con la minor prestazione, che, sebbene dipendano da ciascuna persona, sono solitamente dopo pranzo o alla fine della giornata lavorativa.

5. Sii realistico con le scadenze

Non è bene pianificare al di là delle nostre possibilità. Così strutturare bene il lavoro e lascia sempre un margine per quegli imprevisti che possono sorgere.

6. Preparare l’ambiente di lavoro

L’ambiente in cui lavoriamo influenza più di quanto pensiamo. Pertanto, è altamente raccomandato lavorare in un luogo con scrivania, sedia, illuminazione e ventilazione, tra gli altri fattori. Anche così, dovresti cercare di adattarlo a tuo piacimento il più possibile e purché sia ​​a ambiente ordinato e organizzato.

7. Evita compiti simultanei

È stato dimostrato che le prestazioni sono molto più elevate quando ci concentriamo su un singolo compito rispetto a quando iniziamo a farne più contemporaneamente. Concentrandoci solo su uno, guadagniamo in concentrazione e l’uso delle risorse è molto più ottimale. Quindi non avere fretta e tutto a suo tempo.

8. Delegato a terzi

In quelle occasioni in cui ti ritrovi sopraffatto dalle circostanze, quando ad esempio hai molti più compiti del previsto, è importante non entrare in un ciclo di stress e delegare alcuni dei tuoi compiti a terzi in modo che possano essere tutti eseguito correttamente. Dobbiamo imparare a delegare responsabilità.

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9. Rivedi la giornata

Alla fine del periodo che avevamo riservato all’esecuzione dei compiti, dobbiamo farlo svolgere un esercizio di controllo: vedere quali compiti ci siamo impegnati abbiamo svolto, quali non abbiamo intrapreso e perché non lo abbiamo fatto.

10. Organizza i tuoi tempi di riposo

Il riposo è fondamentale nella gestione del tempo. Per sfruttare al meglio il nostro tempo, non è necessario lavorare l’intera giornata lavorativa, ma il tempo in cui lo facciamo otteniamo tutta la nostra produttività. Le pause ci permettono di recuperare energie, staccare da compiti spiacevoli e riempirci di ottimismo.

11. Identificare i ladri di tempo

Che tu sia in telelavoro o nell’ufficio stesso, è importante identificare i ladri di tempo, cioè quelli fattori che ti impediscono di svolgere i tuoi compiti in modo efficiente. Non appena saprai cosa sono e come funzionano, dovrai cercare soluzioni specifiche o globali per sradicarle dalla tua routine.

I PRINCIPALI LADRI DEL TEMPO

I ladri di tempo sono quei fattori che consumano tempo indiscriminatamente. Se li identifichiamo, possiamo preparare una strategia per minimizzarli il più possibile.

interruzioni

Il interruzioni sono i peggiori nemici dell’organizzazione e della gestione del tempo. Ogni volta che c’è un’interruzione ci vogliono alcuni minuti per recuperare completamente la nostra concentrazione. Una bassa concentrazione implica una bassa produttività e una maggiore probabilità di commettere un errore.

Telefono

Il telefono è uno dei più grandi ladri di tempo. Interrompere un compito prioritario per rispondere al telefono ci farà perdere la concentrazione e il nostro tempo. Abbiamo tutti l’urgenza di rispondere al telefono non appena lo sentiamo, ma non commettere errori, una telefonata in sé non è una priorità anche se il messaggio potrebbe esserlo. Se ricevi una chiamata e stai eseguendo un’attività prioritaria, non preoccuparti, il chiamante ti lascerà un messaggio nella tua segreteria telefonica a cui potrai accedere una volta terminata l’attività. Se non hai altra scelta che rispondere alla chiamata sii breve e diretto.

visite

Il visite indesiderate sono del tutto inaccettabili. A meno che il motivo della visita non sia urgente o il visitatore non sia qualcuno a cui dobbiamo dare la priorità, non dobbiamo accettare visite non pianificate.

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E-mail

Il e-mail E’ uno dei mali dell’era digitale Quante volte al giorno, all’ora, riusciamo a controllare la posta? Sicuramente troppi. La gestione della posta elettronica è un’attività che può richiedere molto più tempo di quanto consigliato. Pertanto, dovresti imposta un intervallo di tempo fisso per controllare le email e rispondere ad esseinserire filtri, etichettare correttamente, frammentare la posta in arrivo sono alcune opzioni di base che tutti dovremmo avere.

incontri

Per quanto riguarda incontrise vogliamo gestire correttamente il nostro tempo dobbiamo frequentare solo quelli che hanno un obiettivo definito. Le riunioni non devono essere improduttive, inoltre, una riunione con obiettivi ben definiti aiuterà a pianificare le attività, facendoci risparmiare molto tempo.

rinviare i compiti

Rimanda compiti spiacevoli o complessi è controproducente quando si tratta di gestione del tempo: si perde troppo tempo cercando scuse per rimandare il compito. Affrontali il prima possibile e nei momenti più produttivi per liberartene nel più breve tempo possibile. Non iniziare mai le attività senza averle pianificate. La pianificazione deve sempre precedere l’azione o perderemo molto tempo bloccati e non sapendo quale direzione prendere.

Multitasking

Il multitasking è un altro dei grandi ladri del tempo. Quante volte stiamo finendo un report ma prima di finire ricordiamo che dobbiamo rispondere a una mail? Se stai facendo un compito, è meglio che annotare la nuova attività per eseguirla in seguito e continua fino a finiscilo.

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